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「TODOリストがこなせない」を無くす有効な方法

TODOリストを使っているけどいつもタスクが全部こなせないで先延ばしになってしまっていませんか。

今日中にしなければいけないことばかりなのに結局こなせず、上司に相談して明日にまわしてもらったり、自分のタスクは全然手をつけられないまま放置していたり。

毎日がこうだとモチベーションもダダ下がりしてしまいますよね。

この記事ではそんな「TODOリストがこなせない」を無くすために有効な方法を説明します。

「TODOリストがこなせない」を無くすために有効な方法

こんにちは、ホンダです。タスク管理ツールを使いながらエンジニアとしてお客様の開発プロジェクトに携わったり、自分のサービスやアプリを開発したりしています。

TODOリストを日々うまくこなせるようになるにはどうしたらいいでしょうか。

大事なのは「先延ばし」を無くすことです。

先延ばしするタスクには「面倒でやる気がでない」「見かけ上先に延ばしたように見える」の2つの性質があります。

それぞれ別々に対策方法を説明していきます。

「面倒でやる気がでないタスク」の対策

TODOリストにあるタスクを眺めてもやる気が湧かず、どうしてもズルズル先延ばしにしてしまうケースです。

締切ギリギリにになるまでしないこととかザラなのではないでしょうか。

後半になればなるほどプレッシャーも増えて苦しくなるだけですから、理想としては早く終わらせておきたいものではないかと思います。

面倒でやる気が起きないタスクの対策を4つ上げます。

①日々のタスクをゼロ件にすることだけを考える

TODOリストを見て「やるべきことがいっぱいある」と考えてしまうと、面倒くささを感じてしまいます。

この場合の対策については以下の記事を合わせて読まれるとよいかと思います。

簡単にいうと「タスクをゼロ件にすることだけを考えよう」ということです。

「やることが多い」を「やることは1つだけ」に変える簡単な方法やることが多くてどうしていけばいいのかわからないまま、焦りを感じていませんか。タスク管理ツールを使えば、その問題を解決できるかもしれません。...

②行動することでやる気が起きてくることを理解する

「なんかやる気がでないんだよな」という思考の罠にハマらないように気をつけましょう。

脳科学で証明されていることですが、そもそも脳の側坐核にある「やる気スイッチ」と呼ばれる部分は、行動することでしかONになりません。

行動することでやる気が起きてくるのです。

まずは少しだけでいいので、TODOリストにあるタスクにとりかかってみましょう。

③1日の範囲内にタスクを分割して管理する

締切がまだ先にあると、時間がたくさんあると思いがちになります。

これもタスクを消化するうえで危険な兆候です。

締切ギリギリになって間に合わないかもしれないプレッシャーと戦いながらタスクをこなすことになりかねません。

そうならないためにも、1日の範囲内におさまるようにタスクを分割して管理することをおすすめします。

先に書いた日々のタスクをゼロ件にすることと組み合わせて、毎日それだけ消化すればよいと考える。

すると後半には作業量が少しだけになっているか、または、すでに終わっていることでしょう。

ちなみにこれは「見かけ上先延ばしに見えるタスク」にも関わる考え方になります。

また後半で解説します。

④大きなタスクは頭でイメージできるようになるまで分割してから取り掛かる

先のタスク分割の話に近いですが、「タスクが大きすぎて、そもそもどこから手を付けていけばいいのかわからない」というケースがあります。

この場合は単純に「タスクを分割するタスク」を先に実行しましょう。

やることが頭でイメージできるようになるまでは、タスクを分割することが肝要です。

「面倒でやる気がでない」ケースはこの4つをまずは意識していくとよいでしょう。

次に「見かけ上の先延ばしタスク」について説明していきます。

「見かけ上先延ばししたように見えるタスク」の対策

冒頭に書いた、「今日中にこなせなさそうなので、業務時間のラストギリギリで上司に相談する他なくなったケース」などがこの「見かけ上先延ばししたように見えるタスク」にあたります。

こういったケースは先延ばしに見えますが、本質は「正しく計画できていない」ことが原因で起きています。

そもそも作業時間が明確にわかっていたら、こんなことは起きたでしょうか。

「タスクAにはX時間、タスクBにはY時間かかります。合わせるとZ時間になるため、○月○日に終わらせる予定で進めることになりそうです。」と事前に上司に相談できたはずです。

時間見積もり力を高めていくことが大事

この見かけ上の先延ばし問題を解決するには「時間を見積もること」、言いかえれば「時間見積もり力を高めていくこと」が重要

簡単にいうと、予想時間を見積もって実際の作業時間の記録を繰り返しやりましょう。

最初はうまく見積もれないかもしれません、ですがそれで問題ありません。

予想と実績の記録を積み重ねることで、自分のTODOリストにある1日の作業量が多いのか少ないのかをより正確に予想できるようになってきます。

TODOリストの作業量が明確になればなるほど、上司に予定を相談しやすくなりますし、正しく見積もりができることはお客様の評価を高めるといったことにもつながることでしょう。

このように時間を見積もることで「TODOリストをこなせない」という敗北感を「今日も全部のタスクを完了できた」という達成感に変えることができます。

毎日TODOリストを見ながら作業をすることが楽しくなることでしょう。

まとめ

この記事では「TODOリストがこなせない」という悩みを無くすために有効な方法を解説しました。

日々タスクをこなして元気に楽しく暮らすために、この記事の内容で活かせる部分があれば是非活用してみてください。

あなたのタスク管理のお役に立てば幸いです。